Laatst bijgewerkt: 28 februari 2026
Dit privacybeleid beschrijft hoe Feltsadas Commerce ("Kluspiloot", "wij", "ons") persoonsgegevens verwerkt wanneer je gebruikmaakt van onze dienst. Kluspiloot is een AI-assistent waarmee vakmensen via WhatsApp en een CRM-dashboard offertes maken, hun agenda beheren, boekhoudinzichten opvragen en facturen versturen. De communicatie verloopt via de WhatsApp Business Cloud API van Meta Platforms, Inc.
Feltsadas Commerce
Handelsnaam: Kluspiloot
E-mail: privacy@kluspiloot.nl
KvK-nummer: 93965788
| Gegeven | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| Bedrijfsnaam en contactnaam | Identificatie en personalisatie | Uitvoering overeenkomst |
| WhatsApp-telefoonnummer | Communicatie via de dienst | Uitvoering overeenkomst |
| E-mailadres | CRM-dashboard login (magic link) | Uitvoering overeenkomst |
| Boekhouding OAuth-tokens | Koppeling met je boekhouding | Uitvoering overeenkomst |
| Google Calendar OAuth-tokens | Koppeling met je agenda (optioneel) | Toestemming |
| Gesprekken via WhatsApp | Verwerking van opdrachten en gesprekscontext | Uitvoering overeenkomst |
| Tarieven en prijsmatrix | Correct berekenen van offertes | Uitvoering overeenkomst |
Wanneer je via Kluspiloot offertes maakt of klussen inplant, verwerken wij de volgende gegevens van jouw klanten:
Deze gegevens worden primair in jouw boekhoudprogramma opgeslagen. Kluspiloot slaat een kopie op voor gesprekscontext en planning. Jij bent als ondernemer zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van jouw klanten. Kluspiloot treedt hierbij op als verwerker.
Kluspiloot communiceert met gebruikers via de WhatsApp Business Cloud API van Meta Platforms, Inc. Dit betekent dat berichten die je naar Kluspiloot stuurt via WhatsApp worden verwerkt door de infrastructuur van Meta voordat ze onze servers bereiken. Meta treedt hierbij op als verwerker en gebruikt de inhoud van zakelijke berichten niet voor eigen advertentiedoeleinden. Zie het WhatsApp Business Data Processing Terms voor meer informatie.
Wij maken gebruik van de volgende dienstverleners (sub-verwerkers):
| Dienstverlener | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Meta (WhatsApp Business API) | Ontvangen en versturen van berichten | EU/VS (adequaatheidsbesluit) |
| Mistral AI | AI-verwerking van berichten, spraak en OCR-verwerking van bonnen | EU (Frankrijk) |
| Boekhoudproviders | Boekhouding, offertes, facturen | Nederland |
| Google (Calendar API) | Agenda-integratie (optioneel) | EU/VS (adequaatheidsbesluit) |
| Hetzner Online GmbH | Server-hosting | Duitsland (EU) |
| Mailjet SAS (Sinch) | Transactionele e-mail (offertes, facturen, notificaties) | EU (Frankrijk) |
| Mollie B.V. | Betalingsverwerking | Nederland (EU) |
| PDOK (Kadaster) | Geocoding van adressen (planning en routeberekening) | Nederland (EU) |
| OpenStreetMap/Nominatim | Geocoding van adressen (fallback) | EU |
Je geeft toestemming voor communicatie via WhatsApp op het moment dat je:
Door het starten van een WhatsApp-gesprek met Kluspiloot geef je aan dat je begrijpt dat de dienst via de WhatsApp Business Cloud API van Meta wordt geleverd en dat je berichten door onze AI-assistent worden verwerkt.
Je kunt op elk moment stoppen met het ontvangen van berichten van Kluspiloot:
Na een opt-out stoppen wij binnen 24 uur met het versturen van berichten. Je account en gegevens blijven beschikbaar totdat je expliciet om verwijdering vraagt.
Kluspiloot maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (Mistral AI) voor het verwerken van berichten en het genereren van offertes, facturen en planningsuggesties. Dit houdt in:
Belangrijk: Kluspiloot verstuurt geen offertes of facturen zonder jouw expliciete bevestiging. De AI doet voorstellen; jij bevestigt of wijzigt voordat er iets naar je klant wordt gestuurd. Er worden geen besluiten genomen die rechtsgevolgen hebben zonder menselijke tussenkomst (conform AVG artikel 22).
Het CRM-dashboard van Kluspiloot maakt gebruik van:
| Gegeven | Bewaartermijn |
|---|---|
| Gesprekken (WhatsApp-berichten) | 90 dagen, daarna automatisch verwijderd |
| OAuth-tokens | Zolang de koppeling actief is |
| Prijsmatrix | Zolang je account actief is |
| Ingeplande klussen | 1 jaar na de geplande datum (daarna geanonimiseerd) |
| Klantgeheugen (AI-notities) | 1 jaar na laatste interactie, daarna automatisch verwijderd |
| Offerte- en factuurdocumentatie | Conform fiscale bewaarplicht (7 jaar) |
| Betalingsgegevens | Conform fiscale bewaarplicht (7 jaar) |
| CRM-sessietokens | 7 dagen (automatische verloop) |
| Wachtwoord-resettokens | 7 dagen na gebruik of verlopen |
| Telefoon-verificatiecodes | 7 dagen na verlopen |
| Inlogpogingen | 24 uur |
| Audit-logboek | 180 dagen |
| Admin-auditlogboek | 2 jaar |
| Werkbonnen | Zolang je account actief is |
| Contacten, producten, templates | Zolang je account actief is |
| Bonnen en uitgaven | Conform fiscale bewaarplicht (7 jaar) |
| Urenregistratie | Zolang je account actief is |
| Kilometerregistratie | Zolang je account actief is |
| Accountgegevens | 7 dagen bedenktijd na opzegging, daarna verwijderd |
Wij nemen de volgende maatregelen om je gegevens te beschermen:
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb je de volgende rechten:
Neem voor het uitoefenen van je rechten contact op via privacy@kluspiloot.nl. We reageren binnen 30 dagen.
Je kunt op de volgende manieren verzoeken om verwijdering van je gegevens:
Bij verwijdering worden de volgende gegevens gewist:
Gegevens die onder een wettelijke bewaarplicht vallen (zoals offerte- en factuurdocumentatie, 7 jaar fiscale bewaarplicht) worden pas na afloop van die termijn verwijderd. Je ontvangt een bevestiging per e-mail zodra de verwijdering is voltooid.
Als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Voor de verwerking van gegevens van jouw klanten treedt Kluspiloot op als verwerker. Door gebruik te maken van de dienst ga je akkoord met de verwerkersovereenkomst die onderdeel uitmaakt van deze voorwaarden.
In het kort:
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je via WhatsApp of email. De meest actuele versie is altijd te vinden op deze pagina.